En esta sección encontrará toda la documentación relacionada al módulo Compras y a temas generales que le ayudarán a usar fácil y correctamente el Sistema.

El módulo de Compras es el responsable de administrar las compras del municipio. Administra y resuelve la gestión sobre:

Oficinas

La estructura Jerárquica del municipio organiza los distintos sectores que son los originarios de las gestiones de compras. Esta información se vincula con el módulo de Presupuesto para automatizar la imputación de la gestión vinculada a ellas.

Catálogo de Artículos y Servicios

Los bienes y servicios que puede adquirir el municipio se encuentran tipificados y organizados dentro del catálogo de Artículos y Servicios. Estos artículos se encuentran agrupados en Rubros.

Proveedores

El registro de Proveedores es administrado por la oficina de Compras. Los proveedores están inscriptos en distintos rubros, lo que permitirá invitarlos a cotizar. Entre la información registrada de los proveedores se encuentra su situación respecto de impuestos lo que permitirá aplicar retenciones al momento de pagarle. El municipio puede llevar también un registro de sanciones aplicadas a cada proveedor. Sanciones propias y de otros organismos. Información que será de utilidad al momento de decidir la adjudicación de compras.

Participación en el Circuito de Compra

A partir de la necesidad de adquirir ciertos bienes o servicios es que se inicia el circuito de compra. Dentro del sistema, esta acción está reflejada en el Pedido de Suministro. Este pedido puede surgir de una oficina en particular, de la misma oficina de compras o como necesidad de reposición de stock en un depósito.

La carga del Pedido de suministro en el sistema puede hacerse en forma centralizada en la oficina de compras o en forma descentralizada donde cada oficina ingresa sus propios pedidos.

Estos pedidos están basados en el Catálogo.

Con uno o varios Pedidos de la misma naturaleza se arma el Expediente de Compras. Este expediente será público en

el portal de Compras on Line donde se podrá publicar también documentación vinculada al mismo como Pliego, especificaciones técnicas, etc. Este expediente será imputado preventivamente, usándose como referencia el valor de última compra o el valor informado por la oficina que inicia la solicitud.

El tipo de trámite de compra, depende de la legislación local, de la naturaleza y los montos. Normalmente pueden ser

• Compra Directa
• Concurso de Precios
• Licitación Privada
• Licitación Pública

La lista definitiva de modalidades la define el propio municipio.

Una vez imputado preventivamente el expediente, compras realiza la gestión de selección de Proveedores. Para esto cuenta con la posibilidad de invitar a cotizar o tomar cotizaciones ingresadas por el portal de Compras on Line.

Las ofertas de los proveedores son ingresadas en el sistema. Permitiéndose las ofertas parciales y también ofertas alternativas de cada renglón solicitado. Con esta información Compras genera la planilla comparativa que serán entregadas a la Oficina que originó el pedido o a la comisión evaluadora para la decisión de la adjudicación.

En caso de no registrarse ofertas por alguno o todos los renglones; o en caso de esas ofertas exceder el presupuesto municipal, es posible documentar la acción de No Compra de algunos renglones a fin de liberar la reserva presupuestaria y gestionar la compra por otro trámite.

Una vez seleccionados el o los proveedores adjudicados, el sistema puede emitir primero el informe de preadjudicación y en caso de confirmarse la misma resolución la o las Órdenes de Compra.

En caso de adquisición de Bienes, esta orden de compra se vinculará con el módulo Depósito que hará la recepción de la Mercadería. Y en caso de adquisición de bienes inventariables, esta orden de compra también se vinculará con el módulo Patrimonio para la registración del bien adquirido.

La facturación por parte del proveedor, generará en el sistema el Expediente de Pago, que luego el sector contable y tesorería cancelarán.

En todo momento desde este módulo puede monitorear toda la información de las compras y la visión de la cuenta corriente del proveedor. En forma transparente para el proveedor, el módulo también resolverá la contabilización de deudas de ejercicios anteriores.

Compras On Line

Es la sección dentro del portal Web para los proveedores. Está compuesto por una sección Pública y una sección Privada.

En la sección Pública se da información global de las compras del municipio.

En la sección Privada es donde opera el proveedor una vez identificado.

Inscripción

En este portar, el proveedor puede solicitar su inscripción como proveedor, para esto deberá informar sus datos, adjuntar información e inscribirse en los rubros que opera. Del lado del municipio un operador verá las solicitudes de inscripción y luego de evaluar la documentación presentada, podrá habilitarlo.

Operación

Una vez registrado, el proveedor tendrá acceso a información de compras y podrá operar directamente.

Desde este portal podrá:

• Declarar otros representantes de la Firma
• Editar sus datos propios
• Modificar sus rubros en los que participa
• Ver sus sanciones (si existen)
• Completar documentación que se le requiera o tenga vencimiento
• Solicitar la baja
• Ver compras referidas a sus rubros
• Cotizar ante una compra
• Declarar su Catálogo de Artículos para que el municipio los tome
• Monitorear sus Órdenes de Compra
• Monitorear sus Facturas
• Monitorear sus Expedientes de Pago
• Monitorear sus Órdenes de Pago
• Descargarse sus Retenciones
• Notificarse de Mensajes enviados por la Municipalidad

Del lado de la municipalidad, ésta podrá determinar en forma parametrizada los datos que se le requerirán a los proveedores suscriptos a la web. El intercambio de esta información será totalmente digitalizada.

Vista de una Órden de Compra

Vista de una Oferta

Vista de una cotización

Mis Órdenes de Pago

Vista de Documentación

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