Expedientes

En esta sección encontrará toda la documentación relacionada al módulo Expedientes y a temas generales que le ayudarán a usar fácil y correctamente el Sistema.

Esta aplicación tiene como finalidad permitir realizar la registración y seguimiento de todos los Expedientes que hayan sido ingresados por la Mesa de Entradas del Organismo; los que se encuentren circulando en el ámbito del Organismo y/o se encuentren archivados.

El objetivo de esta herramienta es dotar al usuario municipal de un potente medio de consulta, determinando múltiples llaves de acceso a la información o grupos de información, incluyendo consultas por aproximación (Ej. Nombre de Recurrente), a fin de posibilitar la selección puntual dentro de un grupo hallado.

Asimismo, permite registrar todos los movimientos interoficinas, utilizando como patrón al remito, documento en el cual constarán los datos de remisión y recepción, fecha, hora, empleados involucrados, etc.

Además este módulo cuenta con funciones bien definidas, a saber:

  • Seguimiento de Expedientillos.
  • Seguimiento de Notas, Anexados y desanexados de Notas a Expedientes.
  • Anexados y Desanexados de Expedientes.
  • Listados varios de auditoría.

Brinda dos (2) tipos de consultas y/o ubicación de expediente:

  • Consulta a un Expediente puntual.
  • Búsqueda de un Expediente determinado, basando la misma por similitud (Clave Alfabética) y/o por rango (Clave numérica); disponiendo, por aproximación, de alguno de los siguientes datos:
    – Oficina de origen
    – Oficina en que se encuentra.
    – Apellido y nombre, y año.
    – Fecha de iniciación.
    – Código de tema.

Workflow de Documentos.

El módulo de Mesa de Entradas de básicamente administra distintos tipos de documentos

Ciertos trámites dentro del Municipio deben seguir un orden de tratamiento (workflow). No sólo para evitar desvíos sino también para realizar gestión sobre las ocurrencias de estos trámites.

Configuración

La solución de a este planteo consiste en Codificar con Tema / Subtema, todos los documentos que son ingresados. Por cada uno de estos Tema / Subtema configurar si su circuito es:

Libre Pueden moverse de cualquier oficina a cualquier oficina en cualquier orden
ObligatorioSolamente pueden seguir el orden preestablecido
SugeridoCada vez que se trasladan, se sugiere un orden, pero no es obligatorio.

.

Para los circuitos Obligatorio y Sugerido, se debe registrar la secuencia de pasos que se pueden seguir indicando el plazo estimado.

Uso

Cada vez que se traslada un documento, se deben seguir las reglas predefinidas.

Al elegir el traslado de un documento basado en un tema con un circuito obligatorio se despliega automáticamente en pantalla la oficina destino, no permitiéndose la modificación de la misma.

Si se despliega el siguiente cartel de error se debe a que se realiza la modificación de un tema configurándole un circuito obligatorio o modificándolo si este ya estuviese definido. Si existen expedientes cargados sobre esos temas, al intentar realizar un traslado desde una oficina que no se encuentre considerada en el circuito, o al menos no en el orden de traslados definidos, mostrará el siguiente cartel de error.

Alertas y Reportes

Una vez en marcha este circuito se pueden obtener informes con los Documentos que están fuera de plazo.

Así como también estadísticos por etapa para comparar con los tiempos predeterminados.

.

Contenidos relacionados con el módulo